Cos’è e come si usa il foglio presenze dei dipendenti

Per un’azienda, lo si capisce bene, è di fondamentale importanza poter tenere traccia della presenza dei propri dipendenti sul luogo di lavoro. Monitorare in modo costante la presenza dei lavoratori in sede è importante, permette una maggiore precisione e sicurezza e soprattutto bisogna farlo in modo automatizzato. Sono poche ormai le aziende che usufruiscono di sistemi manuali per il controllo delle presenze dei dipendenti, e sempre di più invece sfruttano del foglio presenze dei dipendenti automatizzati che possono aiutare a tenere il calcolo con meno spreco di tempo e con maggiore autonomia da parte di tutti i soggetti coinvolti. Dato che il foglio presenze dei dipendenti influisce anche sulla gestione contabile dell’azienda, è anche molto importante poter contare su un sistema valido e certificato che garantisca una tenuta ottimale della contabilità e delle presenze senza commettere errori di sorta. Questo consente di poter avere sempre la certezza su chi è presente e chi no in azienda, di poter gestire al meglio il pagamento della retribuzione e via dicendo, in modo chiaro e senza problematiche di costi. Chiariamo che la legge non impone la presenza di un foglio presenze dei dipendenti e quindi si può scegliere come gestire questo aspetto della questione in modo autonomo ma è intuitivo che solamente una gestione ottimale permette di garantire qualità e rispetto degli orari e delle presenze stabilite. Se vuoi saperne di più su come gestire il foglio presenze dei dipendenti con meno tempo e meno errori, puoi rivolgerti a tante soluzioni diverse: ad esempio, crea un foglio presenze mensile con excel seguendo questa guida pubblicata dal sito valeprog. Andiamo a capire come si struttura un foglio presenze dei dipendenti.

Come è fatto il foglio presenze: qualche esempio

Come è composto un foglio presenze dei dipendenti? Ognuno può scegliere come impostarlo, ci sono alcuni parametri fondamentali che andrebbero rispettati e che sono i seguenti:

• il nome dell’azienda.
• Il nome ed il cognome del lavoratore.
• Anno di riferimento.
• Giorno e mese di riferimento.
• Un campo di note utile anche per i giustificativi, ad esempio per inserire permessi, malattie, smartworking, ferie e via dicendo.

Chi si occupa della gestione del foglio presenze dei dipendenti? La gestione di un foglio simile può essere rimessa a colui che si occupa della gestione del personale, ma nelle aziende più piccole sono spesso direttamente i dipendenti che si occupano della compilazione del foglio secondo le regole. In alternativa potete anche dare ai dipendenti un badge, il quale registra in modo automatico l’ora di ingresso/uscita del dipendete e permette di compilare in modo più veloce ed automatico il foglio presenze dei dipendenti su excel. In questo caso infatti i dati sono trasmessi direttamente al foglio sul pc e questo diminuisce i tempi di calcolo della presenza ed anche eventuali errori umani. Un modello di foglio presenze dei dipendenti su excel è molto semplice da gestire da parte di tutti i soggetti ed allo stesso tempo permette di avere una panoramica chiara e veloce da sintetizzare sulla situazione aziendale, soprattutto se il numero di dipendenti è abbastanza elevato. Terminata la compilazione del foglio presenze dei dipendenti così come l’avete strutturato, potete salvarla in copia non modificabile per evitare alterazioni involontarie dei dati e quindi potete tenerlo da parte. Molto importante è che le assenze vengano sempre giustificate in modo adeguato: ad esempio il permesso per motivi personali non è retribuito, l’assenza da malattia invece sì, ecco perché è bene che il foglio presenze dei dipendenti tenga traccia in modo distinto e chiaro di tutte le ipotesi per le quali un dipendente potrebbe assentarsi dal lavoro.